Korespondencja z dłużnikami

Klienci niewywiązujący się ze swoich zobowiązań są sporym problemem dla prywatnych przedsiębiorców. Niestety, ciągłe wysyłanie monitów czy wezwań do zapłaty zazwyczaj nie jest efektywnym rozwiązaniem. Warto zastanowić się, w jaki sposób należy sformułować swoje żądania, aby w szybkim czasie przyniosły pożądany skutek, motywując dłużnika do dokonania spłaty.

Czy warto wysyłać monity?

Obecnie większość właścicieli firm decyduje się na wysłanie swoim klientom tak zwanych monitów, które stanowią powiadomienie przed upływem terminu spłacenia długu. Terminy ich wysyłania mogą się różnić, w zależności od indywidualnej polityki względem klientów. Zazwyczaj jednak mamy do czynienia z wysłaniem pisma mniej więcej po upłynięciu tygodnia po wyznaczonym terminie spłaty. Ponieważ monit najczęściej jest pierwszym pismem skierowanym do dłużnika, musi być napisany w łagodniejszej formie – przyjmując, że klient zamierza spłacić należności. Wiele firm po prostu zgłasza się z prośbą o wyjaśnienie ewentualnych opóźnień. Monity okażą się efektywne w przypadku klientów, którzy zamierzają wywiązać się z umowy, a brak spłaty nie jest u nich spowodowany umyślnym działaniem.

Skuteczność wezwań do zapłaty

Wielu właścicieli firm popełnia błędy przy wysyłaniu wezwań do zapłaty, decydując się na kilkukrotne przesłanie tego samego ponaglenia. Dopiero ostatnie upomnienie jest określane mianem przedsądowego, przez co klient jest świadomy realnego zagrożenia wystąpienia na drogę sądową. Warto jednak zmniejszyć koszty związane z wysyłaniem kolejnych wezwań, ograniczając się do jednego, ale za to odpowiednio sformułowanego upomnienia. Nie można w nim pominąć informacji o ewentualnych krokach sądowych. Należy dodać, że w rzeczywistości wysłanie wezwania nie jest obowiązkowe, jeśli mamy prawo, aby dochodzić roszczeń właśnie tą drogą. Tego typu pisma powinny zawierać następujące elementy:

• specyfikę danego zadłużenia, w tym jego szczegółową wartość
• ustaloną datę spłaty (termin preferencyjny dla obu stron)
• możliwości dokonania spłaty (w tym podanie numeru konta)
• podanie osoby, z którą można się skontaktować

Jaką formę wybrać?

Na koniec warto podkreślić, że wezwanie do zapłaty może zostać przesłane na wiele sposobów. Najlepiej kierować się kwestią ekonomiczną, wybierając najtańsze środki przekazu. Z tego powodu wiele firm decyduje się na wysyłanie ponaglających SMS-ów bądź wiadomości mailowych. Dzięki temu dłużnik momentalnie otrzymuje daną informację, a koszty jej wysłania są znacznie niższe, niż tradycyjne przesyłki pocztowe. Oczywiście niezależnie od wybranej formy, podstawą jest, aby wezwanie do zapłaty było sformułowane w jasny sposób, zrozumiały dla każdego konsumenta.

Korespondencja z dłużnikami powinna być nastawiona na konkretne rezultaty, skłaniając klientów do spłaty dotychczasowych należności. Warto pamiętać o tym, aby zminimalizować koszty związane z wysyłaniem kolejnych pism. Dzięki odpowiednio sformułowanemu wezwaniu można szybciej osiągnąć zamierzony efekt, działając na klienta w sposób perswazyjny.