Pamiętaj o tym, jeśli wysyłasz maile do Klientów z zestawieniami faktur
Bardzo szybki i sprawny postęp technologiczny sprawił, że w naszej codziennej pracy pojawiają się wciąż nowe udogodnienia. Do niedawna całą korespondencję z Klientami trzeba było wysyłać do nich drogą pocztową, co znacznie wydłużało czas oczekiwania na ewentualną odpowiedź i generowało spore koszty. Na szczęście w dzisiejszych czasach wiele spraw można załatwić drogą elektroniczną, wysyłając na przykład maila z wezwaniem do zapłaty lub elektroniczną fakturą. Jednakże należy pamiętać o kilku rzeczach, kiedy decydujemy się na wystawianie takich faktur i wysyłanie ich zestawień do swoich Klientów drogą mailową.
Przede wszystkim powinniśmy zadbać o to, aby faktura była w prawidłowy sposób wystawiona, najlepiej zaopatrzona w nasz elektroniczny podpis. Koniecznie trzeba ją wysłać do Klienta w formacie, który uniemożliwia jej późniejszą edycję. Załącznik powinien być również prawidłowo zatytułowany. Aby nasza wiadomość nie trafiła do wiadomości spam, pamiętajmy aby prawidłowo tytułować również samą wiadomość. Nie używajmy dużych liter i znaków specjalnych. Nie wspominajmy w tytule o żadnych kwotach do zapłaty. Ponadto, w samej treści naszej wiadomości również nie nadużywajmy znaków specjalnych, ani grafiki. Nie wklejajmy także linków do stron internetowych.
Najlepszym rozwiązaniem jest zakup odpowiedniego oprogramowania, które zajmuje się wysyłką faktur za nas. Takie rozwiązanie pozwala na zaoszczędzenie mnóstwa czasu oraz pieniędzy. Program automatycznie każdego dnia miesiąca zbiera faktury przeznaczone dla danego Klienta i wysyła je na wskazany przez niego adres. Dzięki temu, odbiorca zawsze tego samego dnia może spodziewać się wiadomości i przygotować się na konieczność dokonania opłaty. Jest to doskonałe rozwiązanie, ponieważ najnowsze aplikacje przeznaczone do tego celu, umożliwiają wystawianie faktur, ich korekt, a także proform. Można nimi następnie zarządzać z jednego stanowiska i bez problemu filtrować je według daty wystawienia, czy kwoty, albo też danego klienta. Taki automatyczny dostęp bardzo ułatwia codzienną pracę i umożliwia nam natychmiastowe odnalezienie konkretnej faktury i stworzenie zestawienia za dany okres czasu.
Pamiętajmy, że jeżeli nasz klient wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych i wskazał nam swój adres, nie powinniśmy wysyłać już do niego wersji papierowej faktur. W przypadku jego zgody na takie rozwiązanie, najlepiej jest posłużyć się możliwością, jakie dają nam dzisiaj skrzynki pocztowe i ustawić potwierdzenie odbioru i odczytu wiadomości. Jeżeli nasz Klient nie potwierdzi jej odbioru, koniecznie skierujmy ją raz jeszcze. Możemy z powodzeniem liczyć okres zapłaty od dnia wysyłki naszej wiadomości, chyba że Klient ewidentnie upiera się, że takiej wiadomości od nas nie otrzymał do tej pory. Elektroniczne faktury są bez problemu honorowane przez Urzędy Skarbowe oraz sądy w Polsce, nie musimy się więc obawiać tego nowoczesnego rozwiązania, które w rezultacie przynosi wiele oszczędności finansowych i czasowych.