4 najczęściej popełniane błędy automatycznej windykacji

Ewindykator.pl | Internetowy System Do Windykacji > Windykacja  > 4 najczęściej popełniane błędy automatycznej windykacji

4 najczęściej popełniane błędy automatycznej windykacji

mistake-1000x675

Jak wynika z badań rynkowych, coraz więcej osób ma problemy z terminowym opłacaniem swoich należności. Są to już nie tylko osoby prywatne, ale często także całe firmy, które nie są w stanie uregulować różnych opłat i rachunków. Z uwagi na ten fakt, coraz więcej firm świadczących różne usługi decyduje się na skorzystanie z tak zwanej automatycznej windykacji. Do tego celu zaprojektowane zostały oprogramowania i aplikacje, które same zajmują się obsługą spraw dłużnika. Dobrym przykładem takiego Systemu jest  www.eWindykator.pl. Automatyczne systemy działają znakomicie, jeśli są dobrze wdrożone. Praca włożona w prawidłowe uruchomienie systemu szybko się zwraca, bo pozwala uniknąć błędów, których naprawa zajmuje później sporo czasu. Przeczytaj jakie to błędy:

  1. Kontaktowanie się ciągle tym samym kanałem. Np. tylko wysyłanie maili lub tylko telefony do Klientów.  Taka dobra automatyczna windykacja powinna sama wysyłać informację o zbliżającym się terminie spłaty drogą mailową lub smsową, a następnie wezwanie do zapłaty pocztą tradycyjną w przypadku braku uregulowania faktury, czy innej należności. Najlepiej żeby była równiez połączona z systemem głosowym, który kieruje wiadomość głowosową na numer telefonu klienta (tzw. VMS). Przypomina też pracownikom o konieczności wykonania telefonu do dłużnika i pozwala zapisać automatyczną notatkę z takiej rozmowy. Czyli używaj wielu różnych form kontaktu.
  2. Niektualnie rozrachunki. System powinien być automatycznie powiązany również z rozliczeniem wpłat, które są księgowane na rachunku bankowym. Niestety, zdarzają się sytuacje, kiedy maile i smsy ponaglające do spłaty, wysyłane są pomimo tego, że klient uregulował już należność.  Najczęściej wynika to z nieprawidłowego przypisania wpłaty do danej sprawy dłużnika. Jest to sytuacja nieprzyjemna, jednakże można ją bardzo szybko wyjaśnić i wyeliminować. Bywa także, że pomimo zawartej ugody, nadal wysyłane są maile z wezwaniami do zapłaty. Rzadko kiedy błąd ten wynika z wad samej aplikacji. Każda osoba pracująca na infolinii, powinna zawsze zapisywać w systemie datę rozmowy z klientem oraz jego deklarację spłaty. Niestety zdarza się, że obsługujący infolinię zapominają o tym, i dana firma dzwoni do klienta kilka razy dziennie. W  eWindykatorze służy do tego funkcja „Zapisz notatkę z rozmowy telefonicznej”, która pozwala na zaznaczenie faktur zadeklarowanych do zapłaty i automatyczną, czasową blokadę wysyłki monitów do wybranego dnia miesiąca.
  3. Nieprawidłowa baza danych.   Niemiłą sytuację może spowodować wprowadzenie błędnego adresu korespondencyjnego. Takie dane są zawsze danymi wrażliwymi i należy dołożyć bezwzględnej staranności, aby nigdy nie zostały upubliczniane osobom postronnym. Chcesz się uchronić przed popełnieniem tego błędu. Wyśli wcześniej do Klientów informację o tym, że na ten adres będzie prowadzona komunikacja w sprawie faktur Firmy „X” i prosimy o zgłoszenie w razie nieprawidłowości.
  4. Wysyłanie ciągle tych samych treści do Klienta. Każdy Twój mail ma taką samą szatę graficzną i treść? Te samą osobę w stopcę? Ten sam układ wiadomości?Niestety pomimo tego, że łatwiej się wtedy odnaleźć w mailach odsobie wysyłającej monity to podświadomie przyzyczajamy Klienta do naszych wiadomości, a on uczy się je ignorować. 8 różnych szablonów treści monitów to zupełne minimum. Raz w roku warto również zrewidować swoją procedurę i wprowadzic zmianiu w układzie i treści, a w szczególności w tytułach wiadomości. W systemie ewindykator.pl w zakładce „Edytuj procedury” w prosty sposób każdy użytkownik zmieni swoje monity.

Najważniejsze, aby wdrożenie takiego systemu zawsze traktować poważnie i raz w roku dokonywać należytej. Spokojne podejście do sprawy i rozwikłanie wszelkich niejasności zaoszczędzi nerwów, jednakże potrzebne nam będą do tego opanowanie, chłodna głowa oraz wsparcie doświadczonego konsultanta, który przeprowadzi nas przez ten proces.

Namiary na eWindykator:

Konsultanci

  • Małgorzata Pisula: tel. 505 022 303, malgorzata.pisula@ewindykator.pl
  • Magdalena Duszczynska: tel. 505 978 420, magdalena.duszczynska@ewindykator.pl