Kontrahent nie płaci faktur – co można zrobić
Kontrahent nie płaci faktur – co można zrobić ?
Prowadzimy firmę, świadczymy usługi, wkładamy w to naszą pracę, czas, pieniądze, po czym okazuje się, że klient nie zapłacił nam za wykonane usługi. Może być to jedna faktura, lecz zdarza się, że jest ich wiele.
Co możemy zrobić w takiej sytuacji? Udać się od razu do firmy windykacyjnej?
Najlepiej zacząć działać szybko, a w zasadzie działać, zanim dojdzie do takiej sytuacji.
Na rynku jest wiele firm oferujących nam ściągnięcie naszych należności, ale czy to jest konieczne?
Otóż niekoniecznie. Często w takich przypadkach sprawdza się system do automatycznej windykacji, który informuje takiego dłużnika o niezapłaconych fakturach. Wysyła także zestawienie faktur, jeżeli jest ich więcej. Oblicza łączną kwotę oraz może doliczyć odsetki dla klienta, który spóźnia się z opłatami dość długo.
Ważna jest systematyczność, to aby klient wiedział, że jeżeli nie zapłaci, dostanie monit. Mogą wiązać się z tym dodatkowe koszta, czyli odsetki. Systematyczne przypominanie kontrahentowi o płatnościach jest dla nas na duży plus. Klient jest informowany na bieżąco i nawet jeżeli zdarzy się, że zapomniał o fakturze, co przytrafia się dość często, system do automatycznej windykacji przypomina o płatności.
Jeżeli klienci spóźniają się nagminnie z opłacaniem faktur, a my wcześniej nie wysyłaliśmy monitów, koniecznie zróbmy to jak najszybciej, prosta droga do poprawy stanu naszego konta składa się z trzech łatwych kroków:
1.Tydzień po terminie płatności wysyłamy monit z przypomnieniem o płatnościach (zdarza się, że klienci zapominają, czy też zagubią faktury. Dajemy im jeszcze szansę i spokojnie czekamy na wpłatę). Po otrzymaniu przypomnienia klienci szybciej dokonują płatności.
2. 14 dni po terminie płatności wysyłamy monit, lecz zamiast przypomnienia możemy użyć ostrzejszej wiadomości. W tym czasie możemy także wykonać telefon do dłużnika, może okazać się, że faktury były wysyłane na zły adres. Przyczyn może być wiele, więc zanim przejdziemy a drogę sądową warto załatwić to między sobą.
3. Trzy tygodnie po terminie, jeżeli nie ma żadnego wytłumaczenia ze strony dłużnika. Nie ma deklaracji spłaty. Wtedy ostatecznie możemy przekierować sprawę firmie windykacyjnej.
Takie rozwiązanie przyśpiesza całą procedurę odzyskiwania należności. Usprawnia całą pracę.
Wysyłanie monitów do klientów stało się już normą, klient nie traktuje takiego przypomnienia jako coś złego, wręcz przeciwnie zaczyna on wtedy płacić, bo wie dokładnie, ile wynosi jego zadłużenie.
W przypadku gdy kontrahent nie płaci, zacznijmy mu się przypominać. Przecież zależy każdemu na odzyskaniu należności, a także na dobrych relacjach z klientami.