Jak wybrać dobre oprogramowanie do windykacji?
Na co zwrócić uwagę przy wyborze takiego systemu ?
Wysyłanie monitów to przykład żmudnej pracy w dziale windykacji, na którą poświęcamy dużo czasu. Ten czas można, by wykorzystać na sprawy, które wymagają indywidualnego podejścia – a pracę związane z wysyłką zostawić inteligentnym systemom. Dlatego świetnym rozwiązaniem są oprogramowania, które zrobią to za nas. W obecnej chwili na rynku jest wiele systemów do samodzielnej windykacji za pomocą platformy internetowej. Jednak, żeby wybrać ten najlepszy musimy znać podstawowe informację dotyczące oprogramowania.
Nie kupujmy kota w worku. Dowiedzmy się, co dany system może nam dać i czy dzięki niemu zaczniemy odzyskiwać nasze należności.
Sprawdźmy:
- listę funkcjonalności
- wersję demo
- referencje
- zespół obsługi Klienta i ich czas reakcji
Ważne, aby program był prosty w obsłudze oraz wygodny. System powinien nie tylko powiadamiać dłużnika, ale również informować nas o stanie zadłużenia płatnika.
Takie oprogramowanie do windykacji on-line powinno być jasne i proste w obsłudze. Tak abyśmy mogli korzystać z niego my, bądź osoba, która do tej pory w firmie zajmowała się księgowości czy też windykacją. Satysfakcja z działania systemu zapewnia nam lepszą efektywność pracy naszych pracowników oraz daje rezultaty w odzyskiwaniu należności. System ma ułatwić nam całą procedurę windykacyjną, lecz nie zrobi wszystkiego całkowicie za nas. Potrzebna jest osoba do nadzoru. Program powinien być na tyle dobry, by sam generował treści monitów wysyłanych do dłużnika. I w momencie, kiedy termin zapłaty minął, żeby wysłał powiadomienie o przeterminowanej fakturze. Automatyczne systemy działają znakomicie, jeżeli są dobrze wdrożone. Za pomocą specjalistów, którzy nas wprowadzą, odpowiedzą na pytania, pokażą jak działa oprogramowanie, szybko się nauczymy systemu i zaczniemy działać na własną rękę. Dlatego dobrze jest, jeżeli tacy specjaliści są dostępni.
Jeżeli działamy na systemie księgowym to świetnie, bo możemy się zintegrować z Systemem do Windykacji. Oprogramowanie powinno pobrać wszelkie informację związane z płatnościami. Sprawdzić, które faktury są przeterminowane i wysłać powiadomienia do klientów, którym należy się przypomnienie. Dobry system pobiera dane z różnych źródeł m.in. Plik Excel, Pliki tekstowe, Programy księgowe czy Własne API.
Kolejną ważną kwestią jest kanał wysyłki. Dobre oprogramowanie powinno mieć ich wiele. Czyli:
• Wiadomości e-mail – Powszechny i znany kanał wysyłki powiadomień.
• Wiadomości sms – Niezawodny i oszczędny. Daje niemal całkowitą pewność, że wiadomość dotarła i została odczytana przez odbiorcę.
• Faks – Efektywny i nadal stosowny sposób kontaktowania się z klientami.
• Vms – Automatyczny komunikat głosowy. Co raz częściej stosowany kanał do komunikacji z klientami.
• Poczta tradycyjna – System sam stworzy i wygeneruję pisma. Dzięki czemu nie tracimy czasu.
Jeżeli będziemy już korzystać z takiego oprogramowania, to nasze wiadomości będą profesjonalne, zgodne z przepisami oraz skuteczne. A my zaoszczędzimy bardzo dużo czasu.