Co zrobić, żeby Twoje wezwanie windykacyjne e-mailowe nie trafiało do SPAMU?

Jeszcze do niedawna wszystkie firmy wysyłały korespondencję swoim klientom drogą listowną. W przypadku gdy były to ważne informacje, takie jak wezwanie do zapłaty, lub zmiana warunków umowy, pisma te były kierowane za pośrednictwem poczty listem poleconym. Dzisiaj powoli odchodzi się od tego zwyczaju, z uwagi na oszczędność czasu oraz aspekty ekologiczne. Większość korespondencji wysyłana jest drogą mailową. Dotyczy to także wezwań windykacyjnych do zapłaty, które wysyłają sami wierzyciele lub zewnętrzne firmy windykacyjne. Nie zmienia to niczego, ponieważ nadal to dłużnik obciążany jest przez firmę kosztami takiego wezwania. Bywa jednak, że wezwania windykacyjne trafiają automatycznie do wiadomości – spam. Może to rodzić różnego rodzaju problemy dotyczące na przykład naliczonych w tym czasie odsetek lub opłat karnych. Jak uniknąć takiej sytuacji i sprawić, że nasze wezwania będą trafiały do właściwej części skrzynki pocztowej?

Jest kilka prostych zasad, które przestrzegane zawsze pomagają w uniknięciu sytuacji trafienia maila do tak zwanego SPAMU. Po pierwsze, zwróćmy uwagę na to, w jaki sposób tytułujemy swoje wiadomości. Nigdy nie używajmy dużych liter oraz znaków specjalnych takich jak wykrzykniki, czy znaki zapytania. Nie wpisujmy także znaków waluty oraz kwot. Zawsze tytułujmy jednak maile i wpisujmy treść w polu wiadomości. Brak treści oraz tytułu skutkuje automatycznie ujemnymi punktami nadawanymi przez filtry antyspamowe.

Jeżeli to możliwe, nigdy nie wklejajmy w treść naszej wiadomości linków do stron internetowych. Takie hiperłącza również skutkują nadaniem negatywnej punktacji naszej wiadomości. Postarajmy się także nie umieszczać w wiadomości zbyt wiele grafiki. Takie działania mogą bowiem wskazywać na próbę wyłudzenia przez nas informacji. Wskazanie adresu w postaci na przykład windykacja.pl, nie przysporzy problemów. Załączając wezwanie w formie PDF lub doc pamiętajmy, aby w odpowiedni sposób je zatytułować, tak aby nie wyglądało ono podejrzanie dla serweru pocztowego. Najlepiej w ogóle nie wysyłać załączników, a także organiczyć się do wysyłki w formacie plain text zamiast HTML.

Zdarza się jednak, że poczta klienta ma bardzo czułe filtry antyspamowe i pomimo prób, których dokonujemy, nasze wiadomości trafiają do wiadomości SPAM. Bardzo często taki problem pojawia się z pocztą Google, która ma obecnie najlepsze filtry antyspamowe w Polsce. Warto jest więc podjąć próbę kontaktu z klientem w innej formie, najlepiej telefonicznie. Należy poinformować go o wysłanym wezwaniu i poprosić, aby sprawdził folder SPAMU na swojej poczcie.

Klikając „to nie jest spam”, wiadomości z danego adresu powinny już trafiać w prawidłowy sposób na pocztę e-mail dłużnika. W przypadku braku kontaktu telefonicznego, konieczne staje się wysłanie pisemnego wezwania do zapłaty listem poleconym. Mamy wtedy dowód doręczenia przesyłki, nawet jeżeli zostanie ona podwójnie awizowana i do nas wróci, uznajemy ją za poprawnie doręczoną – możemy wówczas podejmować kolejne kroki.