Co to jest monit? Czym się różni od powiadomienia, przykłady.
W każdej procedurze czy scenariuszu windykacyjnym szeroko wykorzystywanym narzędziem jest monit. Może on pełnić dwie funkcje:
- Motywacyjna dla kontrahenta
- Dowodowa dla banku
Oczywiście najczęściej chcemy, aby pełnił obie jednocześnie. Zacznijmy od początku. Co to jest monit?
Monit to pisemne ponaglenie lub przypomnienie Klientowi/Partnerowi Biznesowemu, że upłynął termin wypełnienia jego zobowiązania.
Kiedy znajdziemy się w takiej sytuacji, że mamy Klienta, który nam nie zapłacił możemy wybrać jedną z kilku możliwości działania. Użycie jednej opcji i skuteczność zależy od historii dłużnika, od branży, w której działa Twoja firma, wielkości należności i oczywiście „ważności” Klienta.
Kiedy używać monitów? Używaj monitów, jeśli:
- Chcesz w pierwszej fazie uniknąć przedsądowego wezwania do zapłaty,
- Chcesz wypracować w swoich Klientach dyscyplinę płatności,
- Nie interesuje Cię przekazanie swojej należności na drogę postępowania windykacyjnego
Powyższa procedura może mieć również zastosowanie w przypadku chęci uniknięcia przekazania ściągnięcia swojej należności na drogę postępowania windykacyjnego.
Z reguły pierwszy monit (przypomnienie) wysyłany jest po przeprowadzeniu rozmowy z dłużnikiem mającej na celu ustalenie przyczyn opóźnienia w zapłacie, jest to tak zwany monitoring płatności.
Po wysłaniu przypomnienia warto ponowić kontakt telefoniczny z dłużnikiem i ustalić termin płatności, zapewniając dłużnika o woli dalszej współpracy.
Jeśli dłużnik nadal nie płaci, wskazane jest wysłanie drugiego przypomnienia z określeniem nie tylko terminu, ale i sankcji, jakie grożą dłużnikowi, jeśli nadal nie będzie reakcji z jego strony. Monit skierowany do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek cywilnych i osobowych spółek handlowych można wysłać także na adres domowy przedsiębiorcy lub wspólnika.
Po wysłaniu informacji warto ponownie zatelefonować do dłużnika i ustalić termin płatności, wskazując na korzyści związane z dobrowolnym spełnieniem świadczenia (np. odstąpienie od naliczania odsetek za zwłokę). Jest to również dobry moment, aby zażądać na piśmie potwierdzenia salda (co będzie jednoznaczne z uznaniem długu).
Prawidłowo napisany monit na potrzeby dowodowe w sądzie powinien zawierać:
- przypomnienie o konieczności uregulowania należności
- numeru dokumentu zapłaty (numer faktury)
- przedmiot należności,
- kwota należności – bez odsetek
- nieprzekraczalny termin zapłaty
- numer rachunku bankowego wierzyciela.
- informację, że dalsze opóźnienie spowoduje podjęcie niezbędnych kroków do wyegzekwowania należnej sumy
Można również dodać zastrzeżenie, że jeżeli Klient dokonał płatności przed otrzymaniem wezwania to powinien potraktować pismo jako nieważne.