Co powinno zawierać przedsądowe wezwanie do zapłaty?
Przedsądowe wezwanie do zapłaty to jeden z podstawowych dokumentów stosowanych podczas windykacji miękkiej. Pisemna forma komunikacji jest często bardzo skuteczna podczas ściągania długów i ponaglania dłużników do szybkiego uregulowania należności. Jakie elementy powinno zawierać pismo wzywające do zapłaty, aby skutecznie wspierało proces dochodzenia roszczenia?
Przedsądowe wezwanie do zapłaty – broń wierzyciela
Wierzyciele wysyłają z reguły pisemne wezwania do zapłaty po nieudanym procesie prewindykacji. Gdy formy polubowne stosowane w windykacji miękkiej zawiodą, a dłużnik nie reaguje na próby kontaktu mailowego, przez SMS czy telefon, to warto wysłać do niego pismo informujące o przedawnieniu należności.
Jakie elementy powinno zawierać przedsądowe wezwanie do zapłaty?
Każde pismo tego rodzaju powinno zawierać następujące elementy:
- Dane wierzyciela i dłużnika,
- Dokładne określenie przedmiotu roszczenia,
- Kwota zadłużenia – podstawa oraz odsetki,
- Nowy, nieprzekraczalny termin spłaty należności,
- Rachunek bankowy, na który należy dokonać wpłaty,
- Określenie kolejnych kroków windykacji,
- Podpis osoby uprawnionej do komunikacji z dłużnikiem.
Bardzo ważną kwestią jest tu dokładne wskazanie faktur, które uległy przedawnieniu wraz z podaniem ich numerów, dat wystawienia oraz terminów wykonalności. Im więcej szczegółów podamy, tym większa szansa, że nieuczciwy kontrahent nie będzie przeciągał komunikacji i nie będzie dopytywał, o którą dokładnie fakturę nam chodzi.
Nowy termin płatności może być określony w dwojaki sposób:
- Poprzez określenie konkretnej daty, do której dłużnik musi spłacić dług,
- Poprzez podanie ilości dni liczonych od dnia otrzymania wezwania do zapłaty, w ciągu których dłużnik ma dokonać spłaty należności.
W drugiej opcji bardzo ważne jest, aby przedsądowe wezwanie do zapłaty zostało przesłane listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Wówczas dokładnie wiemy, kiedy nasz kontrahent otrzymał pismo.
Warto zwrócić także uwagę na podanie kwoty zadłużenia wraz z odsetkami. Wówczas kontrahent od razu otrzyma komplet informacji, które ułatwią mu uregulowanie zobowiązania w całości. W procesie w tym pomoże także wskazanie numeru konta bankowego, na które należy dokonać wpłaty.
Na końcu przedsądowego wezwania do zapłaty należy umieścić informacje o sankcjach, które grożą dłużnikowi, jeśli nie ureguluje należności w nowym, wyznaczonym terminie. Nie każdy z dłużników ma świadomość, że codziennie zadłużenie powiększa się o kolejne kwoty odsetek, a brak reakcji na wezwanie do zapłaty może przyspieszyć decyzję o skierowaniu sprawy do sądu.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty nie ma jednej, wymaganej prawem formy. Decydując się na ten krok w procesie windykacyjnym, trzeba pamiętać o zamieszczeniu w piśmie wspomnianych wyżej danych. Wówczas możemy mieć pewność, że kontrahent otrzyma w piśmie wszelkie dane, które są mu potrzebne do uregulowania należności.